Quản lý kho bằng mã vạch sẽ giúp kiểm soát tình trạng hàng hóa dễ dàng, nhanh chóng và chính xác hơn rất nhiều.
Công nghệ phát triển vượt bậc đã cho phép việc khai báo và quản lý kho hàng không giới hạn dựa vào ứng dụng mã vạch. Chính vì thế, để tiện cho công việc quản lý, xuất – nhập hàng, tạo lập hóa đơn,… hầu hết các loại hàng hóa đều được gắn mã vạch. Ứng dụng mã vạch trong quản lý kho sẽ giúp kiểm soát tình trạng hàng hóa dễ dàng, nhanh chóng và chính xác hơn rất nhiều.
Để có thể quản lý hàng hóa, ta có thể dán mã cho hàng hóa với hai phương án như sau:
* Phương án 1: hàng hóa cùng loại trong một lô hàng sẽ có mã vạch giống nhau. Mã sẽ được đánh phân biệt giữa các lô hàng và loại hàng. Với cách dán nhãn này thông tin về hàng hóa vẫn có thể tìm thấy được nhưng lại đi theo một lô hàng. Trong trường hợp lô hàng đó không xuất hết hoặc xuất cho hai khách hàng khác nhau thì không thể phân biệt được hàng hóa nào đó đã được phân phối cho khách hàng nào.
* Phương án 2: mỗi hàng hóa/gói hàng phải có mã vạch khác nhau. Mã hàng sẽ được đánh theo lô, loại hàng và mỗi hàng hóa trong cùng loại sẽ được đánh số seri theo thứ tự tăng dần. Điều này sẽ làm tăng đáng kể số lượng mã cần quản lý tuy nhiên lại giúp có được thông tin về hàng hóa khi truy tìm nguồn gốc một cách chính xác.
1. Quy trình dán mã vạch cho hàng hóa
- Đặt mã cho hàng hóa
- Nn mã vạch lên decal
- Gỡ ra và dán lên hàng hóa
Mã vạch sẽ được dán lên hàng hóa ở công đoạn xuất xưởng để nhập kho thành phẩm, hoặc được dán trong giai đoạn hàng hóa đã hoàn thành và đang chờ xuất xưởng.
2. Quản lý nhập kho bằng mã vạch
Nhân viên có thể dễ dàng nhận biết hàng hóa đầu vào là gì và phân loại nó một cách đơn giản bằng cách quét mã vạch. Số lượng của mỗi loại hàng sẽ được tự động thêm nếu số liệu thu được xác nhận đúng theo đơn đặt hàng. Phản hồi sẽ được gửi lại cho trung tâm dữ liệu nếu có sự không phù hợp. Kể từ lúc này, các hàng hóa sẽ được quản lý thông qua mã trên mã vạch. Hơn nữa, bạn cũng có thể biết chính xác vị trí hàng hóa cần sắp xếp.
3. Quản lý xuất kho bằng mã vạch
Nhân viên tạo phiếu xuất kho dựa trên phiếu nhập, dùng thiết bị đọc mã vạch để xuất kho. Nhân viên lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng xuất bán. Đồng thời khi xuất kho, các thông tin như ngày xuất, xuất cho ai, mã đơn đặt hàng,…cần được ghi nhận vào hệ thống.
4. Kiểm kê hàng hóa bằng mã vạch
Trong quá trình kiểm kho, nhân viên quét tất cả mã vạch của các hàng hóa trong kho. Sau đó kết nối thiết bị đọc mã vạch này với máy tính để tải dữ liệu về phục vụ cho việc xử lý. Sau khi có được dữ liệu chương trình, sẽ xuất ra báo cáo về số lượng thực tế trong kho. So sánh với số liệu đang được quản lý trên máy tính đồng thời cập nhật lại số liệu thực này.
5. Quy trình kiểm tra nguồn gốc hàng hóa
- Nhận phản hồi từ khách hàng về lỗi, vấn đề của hàng hóa
- Quét mã vạch, truy xuất thông tin hàng hóa, người mua.
Từ đó, đưa ra phương án giải quyết vấn đề và phản hồi cho khách hàng
6. Lợi ích của việc áp dụng mã vạch trong quản lý kho
- Trợ giúp quyết định nhập hàng / sản xuất mới. Chủ động được nguồn vốn nhờ tồn kho thấp.
- Giảm các thao tác nhập số liệu, hạn chế tối đa nhầm lẫn trong các hoạt động nhập xuất.
- Giảm 50 % thời gian thao tác và nhập số liệu tại kho.
- Tăng tốc độ của hoạt động nhập xuất
- Tăng tính cạnh tranh trên thị trường nhờ đáp ứng nhanh yêu cầu của khách hàng.
- Tăng lợi nhuận nhờ giảm chi phí hoạt động của doanh nghiệp.
>> Chương trình học Nghiệp vụ quản lý kho chuyên nghiệp
