Quản lý hàng tồn kho là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của bất kỳ tổ chức nào. Các quản lý kho phải đối mặt với nhiều thách thức, bao gồm làm thế nào để giảm chi phí vận chuyển hàng tồn kho và đảm bảo có đủ lượng hàng tồn kho để giao hàng đúng hạn. Quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả là chìa khóa để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
Giữ hàng tồn kho dư thừa giam lượng tiền mặt của bạn. Quản lý hàng tồn kho, khi được thực hiện tốt, sẽ tiết kiệm thời gian và tiền bạc trong lĩnh vực này, đồng thời loại bỏ nguy cơ sản xuất thừa và hết hàng.
Kỹ thuật quản lý hàng tồn kho cơ bản để tăng tốc độ giao hàng:
1. Quản lý mối quan hệ (Relationship Management)
Mối quan hệ làm việc bền chặt giữa người bán, nhà cung cấp và nhân viên kho là rất quan trọng. Phần mềm quản lý hàng tồn kho hỗ trợ việc cộng tác trong toàn chuỗi cung ứng. Sắp xếp lại kho hàng, khắc phục sự cố sản xuất, mở rộng không gian lưu trữ hoặc giao đơn hàng đúng hạn. Hãy làm tất cả những điều này để nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
2. Lập kế hoạch dự phòng (Contingency Planning)
Điều hành một doanh nghiệp đi kèm với những rủi ro nhất định, tuy nhiên, bạn có thể giảm thiểu chúng bằng phần mềm quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Các thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm lập kế hoạch dự phòng có thể chạy cập nhật hàng tồn kho theo thời gian thực. Họ có thể kiểm tra tính khả dụng của sản phẩm có phù hợp với thời hạn giao hàng hay không và xem xét các nhiệm vụ, công việc khác liên quan đến yêu cầu hàng tồn kho.
3. Kiểm soát hàng tồn kho (Inventory Control)
Kiểm soát hàng tồn kho giám sát mức tồn kho thấp nhất cần thiết để ngăn chặn tình trạng thiếu hàng tồn kho. Điều này đảm bảo rằng doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà không bị gián đoạn hoặc chậm trễ. Kiểm soát hàng tồn kho cũng ngăn ngừa tình trạng dư thừa hàng tồn kho gây “giam vốn”.
Một số phương pháp kiểm soát hàng tồn kho:
Just in Time (JIT) là một chiến lược kiểm soát hàng tồn kho trì hoãn việc mua hàng cho đến khi khách hàng đặt hàng. Nhà sản xuất nhận hàng đúng lúc để sử dụng. Cách tiếp cận này để kiểm soát hàng tồn kho, còn được gọi là sản xuất tinh gọn, làm giảm chi phí vận chuyển và chi phí tồn kho.
Phân tích ABC là một phương pháp kiểm soát hàng tồn kho phân loại các mặt hàng thành ba phần (A, B và C).
- Mặt hàng A – mặt hàng có giá trị tiêu thụ hàng năm cao nhất.
- Mặt hàng B – bao gồm mặt hàng xen nhóm (interclass items), chiếm 30% tổng số hàng tồn kho.
- Mặt hàng C – mặt hàng có mức tiêu thụ thấp nhất, chiếm khoảng 50% toàn kho.
Các mặt hàng nhỏ hoặc có giá trị thấp sử dụng phương pháp kiểm soát hàng tồn kho theo hai ngăn. Các sản phẩm được chia thành hai ngăn và được phân loại. Ngăn đầu tiên được chất đầy hàng tồn kho đang hoạt động cần được giao cho khách hàng tiềm năng. Ngăn thứ hai dự trữ hàng đồ dự trữ hoặc nguyên liệu còn lại. Nên luân chuyển hàng từ thùng thứ nhất sang thùng thứ hai để tránh hư hỏng, lỗi thời.
FIFO quy định rằng hàng tồn kho cũ nhất (nhập trước) sẽ được bán trước (xuất trước), điều này giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc, loại bỏ khả năng hàng hóa không bán được hoặc hư hỏng.
Phương pháp kiểm soát hàng tồn kho được gọi là set-the-level đặt mức tối thiểu và tối đa của hàng tồn kho cần thiết.
4. Kiểm tra định kỳ (Regular Audits)
Có ba cách để theo dõi hàng tồn kho: hàng tồn kho thực tế, kiểm tra tại chỗ và đếm chu kỳ.
- Hàng tồn kho thực tế – mỗi mặt hàng trong kho được tính mỗi năm một lần.
- Kiểm tra tại chỗ – đếm hàng tồn kho để xác minh với số lượng nên có theo kế hoạch.
- Đếm theo chu kỳ – các sản phẩm khác nhau hoặc các tập hợp con nhỏ của hàng tồn kho được đếm ở một địa điểm cụ thể, vào một ngày cụ thể.
5. Dự báo chính xác (Accurate Forecasting)
Dự báo chính xác bắt đầu với sự hiểu biết về nhu cầu trong quá khứ. Việc xem xét dữ liệu lịch sử cung cấp cái nhìn sâu sắc về nhu cầu trong tương lai. Các chỉ số dự báo bao gồm nền kinh tế, xu hướng chính trị, tốc độ tăng trưởng trong quá khứ, đơn đặt hàng và hoạt động quảng cáo.
6. Drop-shipping
Drop-shipping là một phương pháp quản lý hàng tồn kho không giữ hàng trong kho. Phương pháp này khuyến khích cắt giảm chi phí bằng cách giao hàng trực tiếp cho khách hàng sau khi một sản phẩm hoặc một bộ phận được mua từ các nhà cung cấp bên thứ ba.
Kết luận
Sử dụng bất kỳ kỹ thuật nào trong số này để quản lý hàng tồn kho của bạn một cách hiệu quả hơn. Một doanh nghiệp đang phát triển cần quản lý hàng tồn kho tốt để sẵn sàng đáp ứng nhu cầu khi doanh nghiệp của bạn mở rộng quy mô phát triển và thay đổi.
>> Chương trình học Nghiệp vụ quản lý kho chuyên nghiệp
