Nguyên tắc khi thực hiện Gemba Walk trong quản lý

Gemba Walk giúp các nhà lãnh đạo có được cái nhìn sâu sắc, nơi cơ hội cải tiến được phát hiện và những cách thức mới để hỗ trợ nhân viên được tìm ra.

Gemba Walk có nghĩa là gì?

Gemba walk là một khái niệm được phát triển bởi Taiichi Ohno, người thường được coi là cha đẻ của sản xuất đúng lúc (just – in – time production).

Thuật ngữ “gemba” có nguồn gốc từ tiếng Nhật và nó có nghĩa là “một địa điểm thực sự”. Trong quản lý Lean, “gemba” là nơi quan trọng nhất đối với một đội ngũ vì đây là nơi công việc diễn ra thực sự. Đối với các nhà sản xuất, nó là sàn nhà máy v.v. Nói cách khác, đó là nơi công việc thực sự xảy ra, vì vậy bạn có thể quan sát và phân tích nó.

Chúng ta cần phải làm rõ rằng Gemba Walk là một phần của hoạt động “KIỂM TRA” trong chu trình P-D-C-A. Đó là một quá trình quan sát xem các hoạt động có đang diễn ra bình thường không. Gemba Walk được thực hiện bởi các nhà quản lý, các nhà lãnh đạo nhóm, giám sát viên… trong đó cá nhân họ quan sát cách thức các quy trình đang được thực hiện tại nơi làm việc. Thực hiện Gemba, các nhà lãnh đạo có được cái nhìn sâu sắc, có giá trị vào dòng giá trị, nơi cơ hội cải tiến được phát hiện và những cách thức mới để hỗ trợ nhân viên được tìm ra.

Nguyên tắc khi thực hiện Gemba Walk trong quản lý 

 Gemba Walk là một phần của hoạt động “kiểm tra” trong chu trình P-D-C-A

Mục tiêu của Gemba Walk

Gemba Walk không phải là để chỉ trích người khác cũng như không phải để đánh giá hiệu quả công việc. Gemba Walk cung cấp cho chúng ta một cơ hội chỉ để quan sát, không hành động. Chúng ta thường rất dễ bị cuốn vào các giải pháp hoặc thực hiện các cải tiến khi phát hiện ra các bất thường. Tuy nhiên những thay đổi chỉ nên được thực hiện sau khi chúng ta đã hiểu vấn đề một cách thấu đáo.

Mục tiêu của Gemba Walk là để có được thông tin phản hồi dễ dàng và nhanh chóng, xác định các mối quan tâm liên quan đến nơi làm việc hoặc quy trình và xây dựng niềm tin với nhóm bằng cách lắng nghe và giải quyết mối quan tâm của họ, hiểu luồng giá trị và các vấn đề của nó thay vì xem xét kết quả hoặc đưa ra những nhận xét hời hợt.

Có 3 yếu tố quan trọng của công cụ này

Đi và xem

Ý tưởng chính của Gemba walk là các nhà quản lý và lãnh đạo ở mọi cấp độ thường xuyên đi dạo quanh xưởng và tham gia vào việc tìm kiếm các hoạt động lãng phí.

Hỏi tại sao

Mục tiêu chính của cuộc đi bộ Gemba là khám phá chi tiết dòng giá trị và xác định vị trí các phần có vấn đề của nó thông qua giao tiếp tích cực. Người lãnh đạo giỏi luôn mong muốn lắng nghe hơn là nói chuyện. Đây là lý do tại sao bạn có thể sử dụng các kỹ thuật khác nhau, chẳng hạn như 5 Whys để xác định các phần có vấn đề của quy trình.

Tôn trọng mọi người

Hãy nhớ rằng Gemba walk không phải là một ông chủ đi bộ trên đường. Chỉ tay và đổ lỗi cho mọi người là chính xác những gì bạn không thể làm. Bạn ở đó để hợp tác với nhóm và tìm ra vấn đề cùng nhau. Cố gắng tập trung vào việc tìm ra những điểm yếu của quá trình, không phải của mọi người.

Nguyên tắc khi thực hiện Gemba Walk trong quản lý

Gemba Walk là để có được thông tin phản hồi dễ dàng và nhanh chóng

5 nguyên tắc vàng để quản lý Gemba

1. Khi vấn đề (sự không bình thường) phát sinh hãy đến gemba trước tiên.

2. Kiểm tra bằng chứng khách quan (gembutsu), các nội dung liên quan tới hỏng máy, sản phẩm hỏng,…thậm chí cả khiếu nại của khách hàng.

3. Xác định biện pháp xử lý tức thời.

4. Xác định nguyên nhân gốc rễ và thực hiện biện pháp khắc phục. Đây là lúc để hỏi “Tại sao?” và phải hỏi cho đến khi có được nguyên nhân chính.

5. Tiêu chuẩn hoá và phòng ngừa tái diễn. Tuy nhiên, các vẫn đề bất thường như: hỏng máy, sản phẩm hỏng, không đạt được mục tiêu sản xuất, công nhân đến muộn...vẫn xẩy ra hàng ngày và đòi hỏi người quản lý phải giải quyết và đảm bảo rằng sự việc không được tái diễn. Khi vẫn đề được giải quyết thì cần phải xây dựng mới hoặc cải tiến tiêu chuẩn hiện tại.