Ma trận Eisenhower giúp kiểm soát công việc hiệu quả hơn

Ma trận Eisenhower, còn được gọi là Ma trận Khẩn cấp-Quan trọng, giúp bạn quyết định và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ theo mức độ khẩn cấp và quan trọng.

Ma trận Eisenhower là gì?

Dwight D. Eisenhower là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ từ năm 1953 đến năm 1961. Trước khi trở thành Tổng thống, ông từng là tướng trong Quân đội Hoa Kỳ và là Tư lệnh Tối cao của Lực lượng Đồng minh trong Thế chiến II. Sau đó ông cũng trở thành chỉ huy tối cao đầu tiên của NATO.

Dwight phải liên tục đưa ra những quyết định khó khăn về nhiệm vụ mà anh ấy nên tập trung vào mỗi ngày. Điều này cuối cùng đã khiến ông phát minh ra nguyên tắc Eisenhower nổi tiếng thế giới, ngày nay giúp chúng ta sắp xếp thứ tự ưu tiên theo mức độ khẩn cấp và quan trọng.

Ma trận Eisenhower, còn được gọi là Ma trận Khẩn cấp-Quan trọng, giúp bạn quyết định và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ theo mức độ khẩn cấp và quan trọng, phân loại các nhiệm vụ ít khẩn cấp và quan trọng mà bạn nên ủy thác hoặc không nên làm.

Hãy thử Ma trận Eisenhower nếu bạn:

• Thấy mình chạy xung quanh dập lửa cả ngày (nói theo nghĩa bóng)
• Bận rộn nhưng không cảm thấy công việc của mình có ảnh hưởng lớn
• Có mục tiêu dài hạn nhưng không có thời gian và năng lượng để đạt được tiến bộ
• Gặp khó khăn trong việc ủy quyền và / hoặc nói không

Xem thêm: Phương pháp Pomodoro: Tập trung làm việc, học tập hiệu quả

Ma trận Eisenhower - Khẩn cấp so với Quan trọng

Ma trận Eisenhower là một công cụ đơn giản giúp bạn hình dung tất cả các nhiệm vụ của mình trong một ma trận cấp bách / quan trọng. Tất cả các nhiệm vụ hàng ngày và các dự án lớn hơn của bạn sẽ rơi vào một trong bốn góc phần tư sau:

• Nhiệm vụ / dự án khẩn cấp và quan trọng cần hoàn thành ngay lập tức
• Không phải các nhiệm vụ / dự án khẩn cấp và quan trọng sẽ được lên lịch trên lịch của bạn
• Các nhiệm vụ / dự án khẩn cấp & không quan trọng cần được ủy quyền cho người khác
• Các nhiệm vụ / dự án không khẩn cấp & không quan trọng sẽ bị xóa

Trong thực tế, sự phân biệt giữa khẩn cấp / không khẩn cấp, quan trọng / không quan trọng sẽ khó khăn, mơ hồ hơn nhiều so với trong điều kiện lý thuyết. Do đó, đây là cách Steven Covey phá vỡ nó:

Những vấn đề khẩn cấp là những vấn đề cần phải hành động ngay lập tức. Đây là những vấn đề có thể nhìn thấy nổi lên và yêu cầu bạn chú ý NGAY BÂY GIỜ. Thông thường, những vấn đề khẩn cấp đi kèm với hậu quả rõ ràng khi không hoàn thành những nhiệm vụ này. Các nhiệm vụ khẩn cấp là không thể tránh khỏi, nhưng dành quá nhiều thời gian để dập lửa có thể gây ra rất nhiều căng thẳng và có thể dẫn đến kiệt sức.

Mặt khác, những vấn đề quan trọng là những vấn đề đóng góp vào các mục tiêu dài hạn và giá trị cuộc sống. Những mục này đòi hỏi phải có kế hoạch và hành động chu đáo. Khi bạn tập trung vào những vấn đề quan trọng, bạn quản lý thời gian, năng lượng và sự chú ý của mình hơn là sử dụng những nguồn lực này một cách vô tâm. Điều quan trọng là chủ quan và phụ thuộc vào giá trị của riêng bạn và mục tiêu cá nhân. Không ai khác có thể xác định điều gì là quan trọng đối với bạn.

Ma trận Eisenhower giúp kiểm soát công việc hiệu quả hơn

Sử dụng Ma trận Eisenhower

Ưu tiên các nhiệm vụ theo mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng dẫn đến 4 góc phần tư với các chiến lược làm việc khác nhau:

Góc phần tư thứ nhất: Làm trước

Những công việc thuộc vào mục này phải làm ngay vì chúng vừa quan trọng, vừa khẩn cấp, thường bao gồm các loại sau:
Không đoán trước được thời điểm xảy ra: Chăm sóc người thân bị ốm, cuộc họp khẩn, email công việc có liên quan đến dự án quan trọng, xung đột với khách hàng...

Đoán trước được thời điểm xảy ra: Ngày cưới, sinh nhật bố mẹ, lễ kỷ niệm của công ty...
Các công việc tồn đọng do lười và thói quen chây ì: Lịch ôn thi, gửi báo cáo công việc, soạn nội dung thuyết trình....

Góc phần tư thứ hai: Lựa chọn

Những công việc này không yêu cầu làm ngay (không khẩn cấp) nhưng bạn phải làm hết tất cả chúng vì chúng quan trọng. Hãy dành nhiều thời gian hơn cho mục này và cố gắng làm nó lớn dần lên, chẳng hạn rèn luyện thói quen đọc sách, học ngoại ngữ, tập thiền, học kỹ năng mới liên quan đến công việc...

Nếu đang làm việc “Lựa chọn” có phát sinh việc “Làm trước” => ưu tiên hoàn thành “Làm trước” trước, sau đó sẽ giải quyết nốt “Lựa chọn” chứ không để sang ngày hôm sau.

Góc phần tư thứ ba: Ủy thác

Đặc trưng của các đầu việc được xếp vào mục này là chúng không có gì ý nghĩa cho việc hoàn thành mục tiêu của bạn. Chỉ có điều, chúng khẩn cấp, chẳng hạn ai đó nhờ bạn đi mua đồ khi đang học, cuộc gọi từ người thân lâu ngày không gặp, tin nhắn từ bạn bè....

Cách tốt nhất là giải quyết các công việc này càng nhanh càng tốt, có thể ủy quyền cho người khác làm, đồng thời học cách nói "không", kết thúc cuộc gọi/tin nhắn lịch sự và từ chối thật khéo léo để dành thời gian cho các việc quan trọng.

Góc phần tư thứ tư: Xóa bỏ

Dành thời gian cho mục này ở mức tối thiểu nhất vì chúng thực sự không mang đến lợi ích gì đáng kể cả, chẳng hạn lướt Facebook, xem video hài, phim ảnh, đọc tin tức giật gân, buôn chuyện...

Khi có ý định làm việc gì thuộc nhóm 4, hãy tự hỏi bản thân liệu sẽ nhận được lợi ích gì? Nếu không có hoặc có rất ít, hãy kiên quyết chuyển sang việc khác để tránh lãng phí thời gian.

5 mẹo quản lý thời gian khi làm việc với Ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower giúp kiểm soát công việc hiệu quả hơn

1. Đưa những việc cần làm vào danh sách giúp giải phóng tâm trí của bạn. Nhưng hãy luôn đặt câu hỏi điều gì đáng làm trước.
2. Hãy thử giới hạn bản thân không nhiều hơn tám nhiệm vụ trên mỗi góc phần tư. Trước khi thêm một cái khác, hãy hoàn thành cái quan trọng nhất trước. Hãy nhớ rằng: Không phải là thu thập mà là hoàn thành nhiệm vụ.
3. Bạn luôn nên duy trì một danh sách cho cả nhiệm vụ công việc và riêng tư. Bằng cách đó, bạn sẽ không bao giờ có thể phàn nàn về việc chưa làm được gì cho gia đình hoặc bản thân vào cuối ngày.
4. Đừng để bạn hoặc người khác phân tâm. Đừng để người khác xác định ưu tiên của bạn. Lên kế hoạch vào buổi sáng, sau đó bắt tay vào công việc của bạn. Và cuối cùng, hãy tận hưởng cảm giác hoàn thành.
5. Cuối cùng, hãy cố gắng không trì hoãn nhiều như vậy. Thậm chí không bằng cách quản lý quá mức những việc cần làm của bạn.


Nguồn Tổng hợp