Cải thiện cuộc sống với quy trình PDCA

Quy trình PDCA? Một loạt câu hỏi sẽ nảy sinh trong đầu bạn: Nó là gì? Ai có thể áp dụng nó? Áp dụng nó ở đâu? PDAC thường được áp dụng trong công việc để cải tiến liên tục, nhưng có một ứng dụng thú vị khác của chu trình này, đó là giúp cải thiện cuộc sống của mỗi chúng ta.

1.  Quy trình PDCA cho công việc

Quy trình PDCA là một công cụ gồm 4 giai đoạn để cải tiến liên tục quá trình, sản phẩm và/hoặc dịch vụ.

PDCA: P – Lên kế hoạch - là viết tắt của PLAN, D – Thực hiện – viết tắt của DO, C – Kiểm tra – viết tắt của CHECK, và A – Cải tiến – Viết tắt của ACT. Vòng tròn PDCA được phát triển bởi Walter Shewhart (Ông tổ của ngành Quản Lý Chất Lượng Toàn Diện)

Mt khi bạn đã nắm rõ các nguyên tắc của PDCA thì việc áp dụng nó rất dễ dàng.

Vòng tròn PDCA mang lại giá trị to lớn cho bất kỳ tổ chức. Nó có thể được áp dụng trên tất cả các quy trình từ nhỏ tới lớn.

Nhưng chúng ta phải bắt đầu thế nào?

Đầu tiên chúng ta phải bắt đầu từ điểm đầu tiên của vòng tròn:

P – Lập kế hoạch: Chúng ta sẽ làm gì và tại sao chúng ta phải làm điều đó.

Đây là bước tiên của quy trình. Brainstorming tất cả kết quả cuối cùng mà bạn muốn đạt được, những cải tiến mà bạn muốn thực hiện là gì và bạn dự định kiểm soát kết quả đạt được như thế nào.

D – Thực hiện: Thực hiện kiểm tra, thay đổi.

Bước thứ hai là bước thực hiện. Thực hiện những gì mà đã lên kế hoạch. 

C – Kiểm tra: Bước phân tích

Kiểm tra xem những gì đã diễn ra có theo kế hoạch hay không? Những sai sót là gì? Điều gì đã có thể được thực hiện theo cách khác để có thể đạt được kết quả như kế hoạch.

A – Hành động: Thực hiện hành động khắc phục, điều chỉnh kế hoạch, là bước mà đã được chuẩn hóa những gì đã hoạt động và tiếp tục thực hiện những công việc chưa làm.

Những chuyên gia về QLCL thường sử dụng PDCA để cải tiến các quy trình sản xuất; cải thiện chất lượng của những kết quả, sản phẩm cuối cùng, nhưng PDCA cũng có thể được sử dụng như một phần của cuộc sống cá nhân của bạn.

2. Cải thiện cuộc sống với quy trình PDCA

Nếu chúng ta quan sát kỹ hơn: PDCA LÀ MỘT PHẦN của cuộc sống hàng ngày, và cách chúng ta làm việc mỗi ngày.

Mỗi chúng ta đều có sứ mệnh của riêng mình, nhưng để đạt được điều đó, ta phải trải qua những thăng trầm, và nhiều thử thách.

Nếu chúng ta ngồi xuống và nhìn vào bức tranh tổng thể, ta có thể thấy cuộc sống của chúng ta là một quá trình cải tiến liên tục.

P – Lên kế hoạch: Lập kế hoạch cho mục tiêu của bạn, bạn muốn trở thành ai, bạn muốn làm gì và phải làm gì để đạt được vị trí mà ta muốn.

D – Thực hiện: Làm việc chăm chỉ để đạt được điều mà đã được lên kế hoạch, TUÂN THỦ KẾ HOẠCH đã định.

C – Kiểm tra: Kiểm tra kết quả định kỳ. Kết quả có đúng như kế hoạch đã đặt ra? Chúng có phù hợp với mục tiêu ban đầu hay không?

Việc phân tích kết quả là rất quan trọng trong việc giúp bạn đưa ra quyết định.

A – Hành động: Hãy hành động, nếu kết quả không phải như những gì đã đặt ra, đã đến lúc cần phải thích nghi và thay đổi.

Sau đó: LẶP LẠI QUY TRÌNH.

3. Lời kết

Quy trình PDCA sẽ chỉ cho bạn cách liên tục cải thiện bản thân, bạn sẽ học được cách liên tục thay đổi và thích nghi với những phương pháp/kế hoạch để có thể đạt được mục tiêu.

Khi sử dụng PDCA, bạn không cần quá lo lắng khi có sự cố xảy ra, hay lo sợ sẽ làm mọi việc rối tung lên. Chu trình PDCA là một công cụ tự điều chỉnh. Đó là lý do mà quy trình cần phải được lặp lại liên tục.